HubSpot vs Pipedrive vs Attio: das CRM, aus dem eure Agenten lesen müssen

Die übliche CRM-Auswahl vergleicht, was Menschen im System tun können. Sobald Agenten daraus lesen und hineinschreiben, verschieben sich die Kriterien: Es zählt, wie sauber das Datenmodell ist, wo die API-Grenzen liegen und ob eine Maschine einen bezahlten Sitzplatz braucht.

Dieser Vergleich betrachtet die drei Systeme aus dieser Perspektive. Wer ein CRM nur für Menschen sucht, findet anderswo bessere Vergleiche, dieser hier fragt, welches System eine Automatisierung am wenigsten behindert.

Die drei in einem Satz

HubSpot ist eine Plattform, die CRM, Marketing, Service und Content in einem Objektmodell zusammenfasst. Reife API, sehr großes Ökosystem, und mit jeder zusätzlichen Ausbaustufe wächst die Rechnung sprunghaft statt linear.

Pipedrive ist ein Vertriebs-CRM mit einem bewusst kleinen Objektmodell: Personen, Organisationen, Deals, Aktivitäten. Wenig Ballast, wenig Tiefe, günstig pro Platz.

Attio ist ein CRM mit frei definierbarem Datenmodell und API-erster Bauweise. Am flexibelsten für ungewöhnliche Prozesse, am jüngsten im Markt, und der Reifegrad des Ökosystems ist der Preis dafür.

Was für Agenten tatsächlich zählt

Das Datenmodell. Ein Agent braucht ein Feld, in das er sein Ergebnis schreiben kann, ohne dass es ein Mensch überschreibt. Systeme, die eigene Felder erlauben, sind hier unproblematisch, alle drei tun das. Der Unterschied liegt bei Verknüpfungen: Wenn ein Agent von einem Kontakt zur Firma, von dort zum offenen Angebot und weiter zum letzten Ticket springen muss, entscheidet die Tiefe des Modells, ob das ein Aufruf ist oder vier.

Die Ratenbegrenzung. Jedes CRM begrenzt Aufrufe pro Zeiteinheit. Für einen Menschen ist das nie relevant, für einen Agenten, der nachts 4.000 Datensätze anreichert, ist es die härteste Grenze im Projekt. Fragt vor der Entscheidung nach dem konkreten Limit pro Minute und danach, ob es pro Zugang oder pro Konto gilt.

Die Ereignisse. Ein Agent, der auf Änderungen reagieren soll, braucht Webhooks. Ohne sie muss er in Intervallen abfragen, was Aufrufe verbraucht und Verzögerung erzeugt. Alle drei bieten Ereignisse an, in unterschiedlicher Feinheit.

Der Preis für den Maschinenzugang. Der unterschätzte Punkt: In manchen Systemen braucht eine Integration einen bezahlten Platz, in anderen nicht. Bei mehreren Agenten summiert sich das zu einer Position, die im Angebot nicht vorkam.

Ein Agent, der nachts 4.000 Datensätze anreichert, stößt an eine Grenze, die für einen Menschen nie relevant war.

Die Ratenbegrenzung ist in diesen Projekten die härteste Grenze, und sie steht in keinem Funktionsvergleich

Die Preisstruktur, ehrlich

Konkrete Zahlen veralten in diesem Markt schneller, als ein Artikel gelesen wird. Was bleibt, ist die Struktur der Rechnung, und die unterscheidet sich grundlegend:

	Wie die Rechnung wächst	Wo sie springt
HubSpot	pro Platz, plus Ausbaustufe pro Hub	beim Wechsel auf Professional, dazu einmalige Einführungsgebühren
Pipedrive	pro Platz, flach	kaum, dafür Funktionsgrenzen nach oben
Attio	pro Platz, plus verbrauchsabhängige Anreicherung	mit dem Datenvolumen, nicht mit der Teamgröße

Zur Größenordnung: Attio liegt auf der Pro-Stufe bei rund 69 Dollar pro Platz und Monat, Pipedrive deutlich darunter, HubSpot je nach Hub und Stufe erheblich darüber, bei Professional-Stufen kommen Einführungsgebühren im vierstelligen Bereich hinzu, die im ersten Jahr fällig werden und in Vergleichstabellen fast nie auftauchen.

Der Fehler, den man bei dieser Auswahl macht, ist deshalb selten die Wahl des Anbieters. Er ist, die Ausbaustufe zu unterschätzen, in der man nach achtzehn Monaten landet.

Wann welches passt

HubSpot, wenn Marketing und Vertrieb dasselbe System brauchen. Der Vorteil ist nicht das CRM, sondern dass Formular, E-Mail, Deal und Ticket auf demselben Kontakt liegen. Für einen Agenten bedeutet das: eine Quelle statt vier, und das ist mehr wert als jeder Funktionsvergleich. Der Preis dafür ist die Stufenlogik, und wer sie nicht durchrechnet, wird überrascht.

Pipedrive, wenn nur Vertrieb im System arbeitet. Ein kleines Modell ist für Automatisierung eine Tugend: weniger Felder, weniger Sonderfälle, weniger Stellen, an denen ein Agent etwas Falsches lesen kann. Die Grenze zeigt sich, sobald Marketing- oder Servicedaten dazukommen sollen: dann werden es doch vier Systeme.

Attio, wenn euer Prozess nicht dem Standard entspricht. Das frei definierbare Modell ist genau dann ein Vorteil, wenn das Geschäft nicht aus Kontakt-Firma-Deal besteht. Der Preis ist ein jüngeres Ökosystem: Was es an fertigen Verbindungen nicht gibt, baut ihr selbst.

Der Punkt, der die Wahl fast immer entscheidet

In der Praxis wird diese Frage seltener entschieden als gedacht, weil die meisten Unternehmen bereits ein CRM haben und ein Wechsel teurer ist als jeder Unterschied in dieser Tabelle.

Und das ist auch die richtige Reihenfolge.

Ein Agent, der in dem System arbeitet, das euer Team ohnehin geöffnet hat, wird benutzt. Ein Agent in einem neuen System konkurriert mit der Gewohnheit, und Gewohnheit gewinnt.

Der Wechsel lohnt sich in genau einem Fall: wenn die Datenqualität im bestehenden System so schlecht ist, dass keine Automatisierung darauf funktioniert, und selbst dann ist die Migration meist nicht die Lösung, weil sie die Probleme mitnimmt. Der Reihenfolge nach kommt Datenqualität vor der Systemfrage.

Was ihr vor der Entscheidung fragen solltet

• Wie viele API-Aufrufe pro Minute erlaubt das System, und gilt die Grenze pro Zugang oder pro Konto?
• Braucht eine Integration einen bezahlten Platz?
• Gibt es Webhooks auf Feldänderungen, oder nur auf Datensatzerstellung?
• Kann ein Agent eigene Felder schreiben, ohne dass eine Automatisierung des Herstellers sie überschreibt?
• Welche Ausbaustufe brauchen wir in achtzehn Monaten, und was kostet sie?

Die letzte Frage ist die teuerste, und sie wird am seltensten gestellt.

Häufig gestellte Fragen