KI-Agentur, Freelancer oder eigene Einstellung: was der Mittelstand wirklich vergleicht

Bevor ein Mittelständler den ersten Euro für KI ausgibt, entscheidet er über etwas anderes als über Technik: darüber, wer die Arbeit macht. Drei Wege stehen zur Wahl, und sie unterscheiden sich weniger im Preis als darin, wo das Risiko liegt, wenn etwas nicht funktioniert.

Dieser Vergleich stellt die drei Wege mit belastbaren Zahlen nebeneinander, benennt die Kosten, die in keinem Angebot stehen, und sagt, wann welcher richtig ist.

Die drei Wege, mit den harten Zahlen

Eigene Einstellung. Ein angestellter KI-Engineer verdient in Deutschland im Schnitt rund 72.000 Euro im Jahr, Einstieg ab etwa 57.000, Spitze um 86.000. Mit Arbeitgeberanteilen, Arbeitsplatz und Werkzeugen liegen die Vollkosten realistisch bei 90.000 bis 105.000 Euro.

Freelancer. Der durchschnittliche Freelancer-Stundensatz lag 2025 bei 104 Euro, spezialisierte Automatisierungsprofile deutlich darüber. Bei 20 Tagen zu 8 Stunden ergibt das rund 16.600 Euro im Monat für Vollauslastung, üblicher ist projektweise Beauftragung.

Agentur. Ein produktiver Anwendungsfall kostet in der Umsetzung 20.000 bis 40.000 Euro, dazu 25 bis 40 Prozent der Erstinvestition pro Jahr für den Betrieb. Die Aufschlüsselung steht in was ein KI-Use-Case wirklich kostet.

Auf ein Jahr gerechnet und für zwei bis drei Anwendungsfälle liegen alle drei Wege in derselben Größenordnung: ungefähr 60.000 bis 110.000 Euro. Der Preis entscheidet diese Frage also nicht. Etwas anderes entscheidet sie.

Was tatsächlich unterschiedlich ist

	Eigene Einstellung	Freelancer	Agentur
Zeit bis zum ersten Ergebnis	4 bis 7 Monate (Suche + Einarbeitung)	2 bis 6 Wochen	2 bis 6 Wochen
Wissen bleibt	im Haus, an einer Person	beim Freelancer	in der Dokumentation, wenn übergeben wird
Risiko bei Ausfall	hoch, das Wissen geht mit	hoch, Verfügbarkeit ist nicht zugesichert	mittel, mehrere Köpfe
Betrieb danach	inbegriffen	meist nicht	vertraglich regelbar
Passend, wenn	KI Teil des Produkts ist	ein abgegrenztes Stück gebraucht wird	mehrere Prozesse betroffen sind

Die erste Zeile wird regelmäßig unterschätzt. Eine Stellenbesetzung in diesem Feld dauert in der Regel drei bis fünf Monate, dazu kommt die Einarbeitung. Wer im Januar entscheidet einzustellen, hat im besten Fall im Juni das erste laufende System und trägt bis dahin volle Kosten ohne Ergebnis.

Der Bus-Faktor, den niemand ins Angebot schreibt

Die wichtigste Zahl in diesem Vergleich hat keine Währungseinheit: Wie viele Personen können das System reparieren?

Bei einer eigenen Einstellung lautet die Antwort in den ersten zwei Jahren fast immer: eine. Das ist kein Vorwurf an die Person, sondern eine Eigenschaft der Konstellation. Ein einzelner Engineer, der alles gebaut hat, ist der einzige, der alles versteht. Kündigt er, ist der Verlust nicht die Stelle, sondern das Verständnis dafür, warum ein Schwellenwert bei 0,7 steht.

Beim Freelancer ist die Antwort ebenfalls eins, mit dem Zusatz, dass ihr keine Verfügbarkeitszusage habt. Ein guter Freelancer ist in zwölf Monaten möglicherweise bei einem größeren Kunden gebunden, und das ist sein gutes Recht.

Bei einer Agentur ist die Antwort mehr als eins, aber nur, wenn die Dokumentation stimmt. Ohne sie habt ihr dieselbe Abhängigkeit, nur mit einer Rechnung mit Briefkopf.

Deshalb ist die Frage, die diesen Vergleich am schnellsten entscheidet, in allen drei Fällen dieselbe: Wer kann das System nächstes Jahr ändern, wenn die Person, die es gebaut hat, nicht mehr da ist? Ausführlich steht das unter wer besitzt den Agenten.

Der Fehler, den alle drei Wege gemeinsam haben

Unabhängig von der Wahl scheitern KI-Vorhaben überwiegend an derselben Stelle, und sie ist nicht technisch.

95 Prozent der KI-Piloten in Unternehmen liefern keinen messbaren Ergebnisbeitrag. Der Unterschied zu den übrigen fünf Prozent lag nicht an der Modellqualität und nicht an der Regulierung, sondern am Vorgehen.

MIT Media Lab, The GenAI Divide: State of AI in Business 2025

Wer diesen Befund ernst nimmt, stellt die Auswahlfrage anders. Nicht „wer kann das bauen“, das können alle drei, sondern „wer sorgt dafür, dass es in sechs Monaten noch läuft und jemand merkt, wenn nicht“. Die vier Gründe, an denen Piloten tatsächlich hängen bleiben, sind in allen drei Modellen dieselben.

Wann welcher Weg richtig ist

Eigene Einstellung, wenn KI Teil eures Produkts ist. Alles, wofür ein Kunde euch bezahlt, gehört nicht zu einem Lieferanten. Der Satz gilt unabhängig davon, wie gut der Lieferant ist. Zweite Voraussetzung: Es muss genug Arbeit für eine ganze Stelle geben, dauerhaft. Ein Engineer mit drei Monaten Arbeit im Jahr kündigt aus Langeweile, bevor ihr aus Kostengründen kündigt.

Freelancer, wenn das Stück abgegrenzt ist und ihr es danach nicht mehr anfassen müsst. Eine einmalige Datenmigration, eine Schnittstelle, eine Auswertung. Der Weg wird problematisch, sobald etwas dauerhaft laufen soll, denn Betrieb ist selten Teil der Beauftragung.

Agentur, wenn mehrere Prozesse betroffen sind und niemand intern die Zeit hat. Das ist der häufigste Fall im Mittelstand und der, für den die anderen beiden schlecht passen. Die Bedingung ist, dass die Übergabe im Vertrag steht, sonst kauft ihr ein Abonnement und nennt es Projekt.

Und eine vierte Möglichkeit, die in keiner Tabelle steht: die kostenlosen Mittelstand-Digital Zentren, rund 30 Standorte bundesweit, mit Workshops und individueller Beratung. Für ein Unternehmen, das noch nicht weiß, welchen Prozess es überhaupt automatisieren will, ist das der ehrlichste erste Schritt, und er kostet nichts.

Die Mischform, die am häufigsten funktioniert

In der Praxis gewinnt selten eine reine Variante. Was funktioniert, sieht meistens so aus:

Eine Agentur baut die ersten zwei Anwendungsfälle und übergibt sie an eine benannte Person im Haus, nicht an einen Engineer, sondern an jemanden aus dem Fachbereich, der den Prozess ohnehin verantwortet. Diese Person kann Schwellen, Formulierungen und Empfänger ändern, ohne anzurufen. Für alles Größere gibt es einen Betreuungsvertrag oder einen Freelancer auf Abruf.

Der Vorteil dieser Aufteilung liegt nicht im Preis, sondern darin, dass sie den Bus-Faktor auf beiden Seiten höher als eins hält. Eine eigene Einstellung lohnt sich, wenn aus zwei Anwendungsfällen acht geworden sind: dann gibt es genug Arbeit, und die Person kommt in eine bestehende Struktur statt auf eine grüne Wiese.

Häufig gestellte Fragen